Общи условия
Общи и договорни условия за
сертифициране на системи за управление
1 Общи условия
Органът за сертификация на системи за управление Джи Ес Мениджмънт Системс ЕООД (наричан накратко Орган за сертификация или ОССУ) предлага своите услуги за сертифициране на системи за управление. По този начин се доказва от неутрален орган за сертификация, че предприятията изпълняват изискванията на съответните стандарти за управление и свързаните с тях други регулативи (закони, наредби и правилници, касаещи опазването на информацията).
Органът за сертификация наблюдава и сертифицира системи за управление на производители и на фирми, предлагащи услуги във всички браншове.
Задължението за гарантиране на независимост и безпристрастност на одобрените одитори се гарантира от органа за сертификация. Структурата и дейностите на ОССУ удовлетворяват изискванията на ISO 17020:2012. Организацията на Органа за сертификация и сертификационните процедури са описани в Наръчника по качеството на ОССУ.
Преди започване на съответната сертификационна процедура, от предприятието, което ще бъде сертифицирано, трябва да постъпи възлагане за сертифициране. Това възлагане е под формата на Потвърждение за сключен договор.
2 Област на валидност
Тези общи условия за сертифициране на системи за управление се отнасят за подготовката и провеждането на сертификационен одит и поддържане на валидността на сертификата след успешни контролни и повторни одити.
Задължително основание за сертифициране е сертификационната процедура, базираща се на следните нормативни документи и стандарти:
Стандарт за сертифициране: БДС EN ISO/IЕС 17020:2012.
Други съпътстващи стандарти: БДС ЕN ISO 19011:2011.
3 Процедура за извършване на услугата
3.1 Информационен разговор
По желание на потенциален клиент, преди сключване на договор за сертифициране, е възможно провеждане на информационен разговор. Могат да бъдат обсъдени следните теми:
- цел и полза от сертифицирането
- основни предпоставки за сертифицирането
- сертификационна процедура
- нормативни документи, област на валидност
- предполагаеми разходи
- срокове.
3.2 Описание на процедурата по сертификация на СУ
Сертификационната процедура е разделена на отделни фази:
- подготовка за одит (фаза 1),
- проверка на документацията (фаза 2),
- провеждане на сертификационен одит (фаза 3),
- издаване на сертификат и контрол на СУ за поддържане на сертификата (фаза 4).
Одиторите се подбират в зависимост от тяхната квалификация.
3.2.1 Подготовка за одит
Първоначално на предприятието се изпраща за попълване "Въпросник за изготвяне на оферта за СУ". Той служи за представяне на предприятието и неговите процеси и специфични аспекти на СУ и се използва като основание за изготвяне на оферта за одитиране на СУ.
Важен етап при подготовка на сертификационния одит е провеждането на предварителен одит. Провеждането на предварителен одит е задължителен етап при одитирането на СУ. По правило предварителен одит се провежда от един одитор /водещ одитор/.
3.2.2 Проверка на документацията на СУ, установяване на готовността за сертифициране
Възложителят предоставя преди сертификационния одит наръчник и процедури на СУ. Резултатите от проверката на всички документи се документират в доклад, който се изпраща на Възложителя. В случай, че са налице неясноти или несъответствия, те се изясняват с предприятието преди сертификационния одит Водещият одитор трябва да изясни провеждан ли е преглед от ръководството и какво е констатирано при него.
3.2.3 Сертификационен одит
Преди сертификационния одит Възложителят получава предварително съгласуван с него план за одит По време на одита на място се извършва проверка на ефикасността на въведената СУ.
Предприятието доказва по време на одита практическото приложение на своите документирани процедури. Неизпълнението на изисквания от стандарта се документира в доклад за несъответствия. За констатираните несъответствия предприятието трябва да предвиди и извърши коригиращи действия.
След приключването на одита по време на заключителен разговор Възложителят получава информация за резултата от одита и може да коментира констатациите.
Резултатът от одита се документира в доклад. Несъответствията се документират и могат евентуално да доведат до допълнителен одит (това означава повторна проверка на място) или до представяне на нови документи от Възложителя.
Решение за обхвата на допълнителния одит взима водещия одитор. По време на допълнителния одит се проверяват само изисквания на БДС EN ISO/IЕС 17020, свързани с констатираните несъответствия.
3.2.4 Издаване на сертификат и контрол на СУ
Сертификатът/сертификатите се издават от Органа за сертификация на системи за управление след положителен резултат от прегледа на документите от сертификационната процедура. Сертификатите (евентуално на няколко езика) се предават на Възложителя. Сертификат се издава само ако са отстранени всички несъответствия. Валидността на сертификата е 3 (три) години.
3.2.5 Контролни одити
За поддържане валидността на сертификата е необходимо провеждането на контролен одит най-малко веднъж годишно, като датата на провеждането зависи от датата на провеждането на сертификационния одит на място. При ненавременно провеждане на одитите сертификатът губи своята валидност и Възложителят няма право да го използва.
При контролен одит се проверяват най-малко съществените изисквания на стандарта. Освен това се проверява коректното използване на сертификата (респ. на знака) и евентуални оплаквания от системата за управление на Възложителя, така също ефикасността на коригиращите действия по отношение на несъответствията от предишни одити. След всеки контролен одит Възложителят получава доклад от одита.
3.2.6 Отнемане на сертификата
При критични несъответствия сертификатът може да бъде отнет. Такива несъответствия са констатации, поставящи под съмение функционирането на системата. Допълнителен регламент за това се съдържа в раздел 5, §6.
3.2.7 Повторен одит
За продължаване валидността на сертификата за следващи три години е необходимо преди изтичането на неговата валидност да бъде проведен повторен сертификационен одит.
3.3 Промяна на обхвата на сертификацията
По време на контролни и повторни одити, или в друг момент, е възможна промяна на обхвата на сертификацията, например включване на други филиали, смяна на собствеността, промяна на предмета на дейност, производството на нови продукти или допълване на системата за управление с други изисквания на стандарта.
Дните за одит се определят в зависимост от размера и обхвата на промяната, което трябва да бъде дефинирано от предприятието преди одита.
4 Договорни условия за сертифициране и за използване на сертификатите и на знака на Джи Ес Мениджмънт Системс ЕООД
§ 1 Предмет на договора
Предмет на договора са:
- Сертификация на системи за управление
- Използване на сертификата
- Използване на запазен знак, предоставен от Органа за сертификация.
База за това са стандарти, респ нормативни документи и свързаният с това надзор на системата за управление, документирани и договорени с Възложителя в "Договор за услуги".
Органът за сертификация предоставя знака на електронен носител, след което Възложителят може да го възпроизведе в своите документи.
§ 2 Задължения и права на Възложителя
1. Възложителят предоставя преди одита наръчник и процедури на ОССУ
2. Възложителят предоставя на одиторския екип достъп до записите, отнасящи се до обхвата на съответната ситема, респ.осигурява достъп до структурните звена, включени в системата за управление.
3. Възложителят определя един или няколко отговорници за одита.
4. Възложителят е задължен след издаването на сертификата да информира органа за сертификация за всички важни изменения по отношение на процесите и на организационната структура, имащи съществено въздействие върху системата за управление.
5. Възложителят е задължен да документира и да информира одиторите по време на одита за всички оплаквания от клиенти във връзка с неговата система и тяхното отстраняване.
6. Възложителят има право обосновано да откаже участието на одитор или експерт.
§ 3 Задължения на органа за сертификация
1. Органът за сертификация се задължава да пази в тайна информацията, до която е имал достъп, и да я оценява само във връзка с договорената цел. Предоставена документация не се предава на трети лица. В тази връзка не е допустимо в спорни случаи, на институтицята, разрешаваща спора, да се предоставя подробен доклад. Възложителят може да освободи органа за сертификация от задължението му за пазене на тайна поради определени причини.
2. Органът за сертификация извършва сертифицирането съгласно изискванията на стандарта, посочен в договора, и издадения при положителен резултат сертификат. Ако по време на контролните одити се докаже ефикасността на системата за управление, валидността на сертификата се запазва.
3. При подписване на допълнителен договор Органът за сертификация предоставя на Възложителя своя знак за рекламни цели (служебна кореспонденция, проспекти и др.).
4. Органът за сертификация уведомява собственика на сертификата за промени в сертификационната процедура, които директно го касаят. Органът за сертификация води списък на сертифицираните от него предприятия с информация за обхвата на валидност и при запитване от страна на обществеността, й ги предоставя на разположение.
5. Органът приема оплаквания от Възложителя по отношение на сертификационната процедура в писмен вид, а при оплаквания, свързани с компетентността, информира ръководството на органа за сертификация или комисията на заинтересованите страни на органа за сертификация Освен това Възложителят може лично да се обърне към комисията. В случай, че Възложителят и органът за сертификация не стигнат до съгласие, решението се взима от комисията.
Представител на комисията е г-жа Галина Стоянова,
1303 София, ул. Софроний Врачански № 20.
§ 4 Контролен одит
Контролирането на сертификата се извършва съгл. т. 3.4 В особени, обосновани случаи е възможно да бъде задължително провеждането на извънреден контролен одит. Тази необхдимост се определя от органа за сертификация.
§ 5 Обхват на правото за ползване на сертификата и знака
1. Разрешението за ползване на сертификата и знака е допустимо само от поделения на предприятието, за които сертификатът се отнася /изброени са в него/. Не е разрешено използването му от поделения, за които сертификатът не се отнася /не са изброени в него/.
2. Разрешено е използването на знака, поставен в близост до името или фирмения знак на Възложителя. Знакът не трябва да се използва, като се поставя върху или във връзка с продукт, произвеждан от Възложителя. Същото се отнася и за поставяне върху опаковката на продукта.
3. Възложителят трябва да се ангажира да използва с рекламна цел сертификата и знака само по отношение на сертификацията на предприятието. Възложителят трябва да се погрижи, да не създава впечатлението, че сертификатът е издаден във връзка с административна проверка или продуктово изпитване.
4. Възложителят няма право сам да извършва промени в сертификата. Ако желае извършването на промени, трябва да заяви това пред органа за сертификация. Ако е необходимо, трябва да бъде проведен одит.
5. Възложителят е задължен да декларира в рекламата си, че се касае за доброволна сертификация, базираща се на частно-правно споразумение.
Възложителят получава от органа за сертификация правото, което не може да предава на трети лица, да използва приложения към раздел 5, §1 знак съгласно предходното.
§ 6 Прекратяване на правото за ползване
1. Правото на Възложителя, да използва сертификата и знака се прекратява безсрочно съгласно раздел 5, § 9, абз. 2, ако: Възложителят не е уведомил незабавно органа за сертификация за съществени промени или планирани такива, свързани със сертификацията в предприятието.
2. Със сертификата или със знака е злоупотребено, респ. е използван в противоречие с договора. Резултатите от контролни и повторни одити не потвърждават запазване, респ. продължаване валидността на сертификата и на знака. Възложителят е в процедура на несъстоятелност или е неплатежоспособен.
3. Изплащането на дължимите суми не става в срока, определен от органа за сертификация. Не се провеждат контролни одити. По законов или съдебен ред се забранява запазването на сертификата.
4. Правото на Възложителя да използва сертификата и знака, се прекратява веднага, без той да бъде уведомен за това, ако сертификатът и знакът се използват от него в противоречие с регламентите от раздел 5, § 5 (1) до (6) или с клаузите на договора.
5. При приключване на правото на ползване възложителят е задължен, да предаде сертификата на органа за сертификация и няма правото на използва знака.
6. При неизпълнение на договорените клаузи от страна на Възложителя, органът за сертификация запазва правото си да поиска компенсация за нанесени щети.
7. Правото на ползване приключва, ако договорните отношения се прекратят съгл. раздел 5, §9, абз. 1.
§ 7 Гаранция
Гаранция за правна ефективност и правна стабилност, а така също за правни и други пропуски не се поема. Органът за сертификация не се противопоставя на използването на сертификата и знака като предимство пред конкуренцията.
§ 8 Продължителност
1. Договорът влиза в сила след неговото подписване от двете страни и се счита за приключил след три години с изтичането на валидността на сертификата. С това приключва и правото за използване на знака. Валидността на сертификата може да бъде продължена за още три години след сключване на нов договор и провеждане на повторен одит.
2. Правото за безсрочно прекратяване от страна на органа за сертификация поради важни причини остава ненакърнено. Една такава важна причина е наличието на предпоставки за прекратяване правото на ползване съгласно раздел 5, § 6.
§ 9 Заплащане
Размерът на таксата за използване на знака за рекламни цели е съгласно актуалната "Ценова листа на органа за сертификация на системи за управление".
§ 10 Временна невалидност, форма, правна компетентност
1. Допълнителни споразумения не са предмет на договора. Промени и допълнения трябва да бъдат в писмен вид, за да имат правна сила.
2. В случай на неефективност на една или повече клаузи от настоящия договор, се провежда обсъждане и договаряне на допълнения в правен и стопански аспект от страните по договора.
3. Спорни въпроси по реда на гражданското законодателство се разглеждат от компетентния съд в гр. София, който е разположен в района на седалището на Джи Ес Менинджмънт Системс ЕООД, освен ако в договора не е съгласувано друго.